Вы планируете деловую встречу с участием трех человек или семинар на весь день для тридцати участников, конференцию для трехсот человек или бизнес-ланч в узком кругу коллег и партнеров? Мы готовы помочь Вам собрать все кусочки мозаики, чтобы устроить безупречную деловую встречу — эффектную, комфортную, а главное — результативную для вашего бизнеса.

Чтобы помочь вам в этом деле, мы составили свод простых вопросов, которые вам необходимо обсудить с проект-менеджером «Белого зала» — с вашим индивидуальным куратором.

Основы заказа:

Если вы запланировали свою деловую акцию в «Белом зале» или хотите воспользоваться нашим выездным обслуживанием для проведения мероприятия в любом другом удобном для вас месте, вам, прежде всего, необходимо обдумать несколько ключевых моментов: продолжительность мероприятия; цель. И, конечно же, состав. Сколько участников вы ждете? Потребуется ли вам дополнительное пространство для выставочных стендов и композиций?

Ответы на эти вопросы помогут вам правильно спланировать событие и обозначить основные задачи для наших менеджеров.

Расписание

Планируя мероприятие, не забудьте, что для организации крупных событий Вам потребуется дополнительное время для подготовки помещения, что может повлиять на стоимость аренды.

Оформление и расстановка мебели, тип декорирования

Определив место проведения вашего события, стоит детально продумать стиль оформления: цветовую гамму, элементы декора.

Разным форматам мероприятий соответствуют разнообразные стили оформления и компоновки мебели.

При организации мероприятий Вы можете выбрать любой из предложенных вариантов оформления зала или предложить менеджерам свои варианты. Мы готовы воплотить любые ваши творческие идеи.

Есть несколько отработанных стилей:

Театральный вариант: в этом случае не используются столы, все стулья расположены напротив спикера, что позволяет оптимизировать пространство за счет потребности только в посадочных местах. Вариант используется в том случае, если не нужны столы для материалов, заметок, образцов.

Конференц-рум: Этот вариант обычно используется для тесных рабочих встреч, ланчей или обедов. Столы обычно составляются в большой квадрат, окруженный стульями. Вариант удобен для групп в 25-30 человек.

Пресс-конференция: Столы расположены в центральной части зала, оснащены настольным микрофоном для каждого говорящего. Напротив столов расставлены стулья в несколько рядов.

Дополнительные услуги

Продумайте, что вам понадобится для вашего мероприятия:

1. Минеральная вода или соки на столах?
2. Блокноты и карандаши?
3. Раздаточные и рекламные материалы?
4. Дополнительный персонал, ассистенты?
5. Работа гардероба?
6. Парковка?

Обмен идеями и мнениями требует от всех его участников много энергии. Продумайте пищевой вопрос — его место в графике вашей акции. Обычно конференции или семинару требуется два перерыва — утренний перерыв в 15-20 и более продолжительный обеденный перерыв. Бизнес-ланч, в зависимости от стиля обслуживания, обычно длится час.

Фуд-сервис

Мы предлагаем несколько форматов фуд-сервиса:

Ланчи на два блюда. Отлично подходит для случая, когда время и деньги — решающие факторы. Нет ни салата, ни супа. Главное блюдо включает и салат, и основное блюдо. Например: салат «Коул-слоу», картофельный салат и курица «Тропикана» на одной тарелке. Далее следуют десерт и чай/ кофе.

Буфетные ланчи. Преимущество буфетных ланчей в том, что Ваши гости могут сами выбрать любое блюдо из предложенных без порционных ограничений. Подобный вариант обслуживания экономит время организатора и не задает строгих рамок при выборе главного блюда для гостей.

Ланчи на три блюда. Услуги для ланча на три блюда включают классический суп или салат, главное горячее блюдо с гарниром и десерт.

Формы оплаты

Вы можете оплатить ваше мероприятие наличным или безналичным расчетом.

Конечный платеж необходимо произвести за 3 рабочих дня до вашего мероприятия. Пожалуйста, предоставьте правильный платежный адрес и ФИО ответственного за платеж.

Нюансы

Для детальной и продуманной организации вашего мероприятия наш проект-менеджер должен быть осведомлен обо всех ваших планах и предпочтениях. Проект-менеджер будет координатором, «дирижером» линейных менеджеров акции. От его осведомленности о желаниях клиента зависит эффективность всей команды. Вот какая информация будет для нас важной:

• Нужен ли регистрационный стол для бейджей или презентационных пакетов?
• Как много людей будет за регистрационным столом?
• Будут ли у вас спикеры, каковы их пожелания?
• Аудио/видео поддержка: нужны ли дополнительные экраны, беспроводной микрофон, специальное освещение, проектор, и др.?
• Нужен ли звукорежиссер и видео-оператор?
• Каково количество дополнительных столов и принцип их расстановки?
• Подиумы — ораторские и экспозиционные (для крупномерных товарных образцов, манекенов, динамических моделей и т.д.) — нужны ли и сколько?
• Лекционные плакаты/лекционные панели с маркерами — нужны ли и в каком количестве?
• Нужен ли факс и ксерокс?
• Нужна ли для акции локальная сеть и доступ в Интернет? (Этот аспект лучше обговорить заранее — за 2 недели до события)
• Нужен ли спутниковый канал связи?

Важным компонентом в технической стороне события — оборудование, используемое дополнительно и не входящее в техническое обеспечение «Белого зала». Роль «приглашенного» оборудования нужно обговорить заранее: нужно проверить будет ли оно совместимо с нашими звуко- ,свето- и аудио/видео системами.

Плакаты/баннеры

1. Есть ли дополнительные баннеры и промо-стенды?
2. Будут ли они доставлены и размещены до начала события?
3. Кто отвечает за монтаж?

Парковка

Вам необходимо заказать закрытую парковку? Мы можем организовать эту услугу для Вас за дополнительную плату.

Цветы

Для придания большей торжественности вашему событию, мы готовы помочь Вам в декорировании помещения цветочными композициями.

Скатерти/столы

Базовые варианты декорирования столов — скатерти нескольких цветовых вариаций плавающие свечи (1 свеча на каждый стол), салфетки — мы предлагаем без дополнительной платы. Дополнительные аксессуары, не предусмотренные в базовом дизайн-пакете, оплачиваются отдельно.

Мы отзывчивы к вашей фантазии и готовы воплотить в украшении столов и интерьера любой стиль.